Politique de confidentialité
1. Introduction
Axelys reconnaît l’importance de protéger les Renseignements personnels, c’est-à-dire tout renseignement concernant un individu qui permet de l’identifier de manière directe ou indirecte (« Renseignement personnel »).
La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les mesures appliquées par Axelys pour assurer la protection des Renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, divulgue, traite et conserve dans le cadre de l’exploitation de son Site Web (https://www.axelys.ca) et de ses activités opérationnelles courantes.
Cette politique est définie et vise à se conformer aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP), tel que modifié par la L.Q. 2021, c.25, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois applicables dans les autres provinces du Canada.
2. Renseignements personnels collectés
Aux fins de cette Politique, la collecte des Renseignements personnels par Axelys inclut uniquement ceux qui sont nécessaires pour les fins de ses activités. Ceux-ci concernent les renseignements relatifs à votre identité, tels que vos noms, prénoms, adresses, numéros de téléphone et courriels, ainsi que des informations relatives à l’utilisation du Site Web.
3. Consentement
Axelys collecte, utilise et communique les Renseignements personnels pour les fins précisées au moment de la collecte, par exemple au moment où une personne remplit un formulaire via la page de contact du Site Web.
Voici des exemples de fins, mais sans s’y limiter, pour lesquelles Axelys collecte les Renseignements personnels :
- Confirmer l’identité des individus, vérifier l’exactitude des Renseignements personnels et les mettre à jour;
- Personnaliser et adapter l’expérience de navigation sur le Site Web de Axelys, en vue de compiler des données sur les utilisateurs à des fins statistiques et marketing;
- Gérer des demandes relatives aux produits et services offerts. Cela peut inclure la communication de Renseignements personnels à des tiers avec qui Axelys transige dans le cadre de ses services;
- Rencontrer les obligations règlementaires et légales;
En utilisant le Site Web, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la conservation des Renseignements personnels énumérés dans la présente politique.
4. Collecte des Renseignements personnels
Axelys recueille des Renseignements personnels des façons suivantes :
Directement auprès de vous :
La plupart des Renseignements personnels qui sont collectés sont ceux fournis directement, lors de :
- Formulaire de contact via la page « Contact » du Site Web;
- Demandes spécifiques relativement aux produits et services.
Par l’entremise du Site Web de l’Entreprise:
Axelys peut également recueillir des informations relatives aux visiteurs du Site Web ou par un portail des services en lignes, incluant l’identifiant de l’équipement informatique utilisé (adresse IP). Cette collecte se fait par l’utilisation de fichiers témoins de connexion communément appelés « cookies ». Lorsqu’un visiteur visite le Site Web, Axelys peut recueillir certains renseignements anonymes concernant la visite. Par exemple, quand lorsqu’un visiteur navigue sur le Site, nous pouvons faire un suivi statistique, notamment sur le nombre de visiteurs, les heures de grande affluence, la ou les pages visitées, les domaines d’où proviennent les visiteurs (gmail.com, aol.com, hotmail.com, etc.) ainsi que les navigateurs utilisés par les visiteurs du Site Web (Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, etc.), des données géographiques à portée générale, les habitudes de navigation sur le Site Web, etc. Lorsqu’exigé, Axelys sollicitera le consentement avant de collecter les informations.
5. Accès et communication des Renseignements personnels
Les Renseignements personnels sont divulgués et accessibles aux employés de Axelys qui ont raisonnablement besoin d’y accéder pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente Politique. Tous les Renseignements personnels déposés sur les serveurs de Axelys sont sécurisés et ne sont accessibles qu’aux employés qui ont le droit d’y accéder, dans le cadre de leurs fonctions. Le principe du moindre privilège est suivi dans l’octroi des accès aux Renseignements personnels, suivant le rôle et les responsabilités des utilisateurs.
De tierces personnes (partenaires et fournisseurs) peuvent également accéder aux Renseignements personnels recueillis pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente Politique. Ils ne seront pas en mesure d’accéder aux Renseignements personnels au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire pour atteindre l’objectif donné.
Axelys s’engage à ne pas vendre ou partager les Renseignements personnels avec d’autres tiers sauf dans les cas suivants où :
- La loi l’exige;
- Il est requis pour toute procédure judiciaire;
- Il est nécessaire afin de prouver ou protéger les droits légaux;
- Dans le cadre d’une transaction commerciale, à de potentiels repreneurs si Axelys doit changer de mains.
6. Où sont conservés vos Renseignements personnels
Les serveurs contenant les Renseignements personnels sont situés au Québec, Canada. Il est toutefois possible que la communication de Renseignements personnels à certains fournisseurs de solutions technologiques entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, Axelys validera au préalable les lois et les pratiques de protection des Renseignements personnels applicables dans la juridiction visée et s’assurera d’une protection adéquate de vos Renseignements personnels.
7. Durée de conservation et destruction des Renseignements personnels
Axelys met en place des mesures afin d’assurer sa conformité relativement aux obligations de conservation et de destruction des Renseignements personnels.
Les Renseignements personnels recueillis par Axelys ne doivent pas être conservés au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils sont recueillis.
Nonobstant ce qui précède, Axelys conservera vos Renseignements personnels lorsque cette rétention sera requise afin d’être conforme aux obligations légales applicables.
8. Mesures de protection des Renseignements personnels dans Axelys
Axelys met en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques afin de protéger adéquatement les Renseignements personnels de tout vol, perte, accès non autorisé, transfert, copie ou altération.
Les employés d’Axelys sont liés par des accords de confidentialité. Des formations et de la sensibilisation relatives à la Sécurité de l’information et la Protection des Renseignements personnels sont offertes sur une base régulière aux employés d’Axelys. Les systèmes informatiques respectent les cadres et protocoles de sécurité recommandés par l’industrie.
9. Les droits des utilisateurs du site Web
En tant que personne dont les Renseignements personnels ont été collectés par Axelys, vous pouvez faire valoir les droits suivants :
Droit d’accéder, de corriger ou de compléter vos Renseignements personnels : Axelys fait les efforts raisonnables pour que les Renseignements personnels qu’elle recueille soient exacts et complets aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés. Vous pouvez consulter vos Renseignements personnels, vérifier leur exactitude et les modifier si nécessaire, sous réserve toutefois d’exceptions prévues dans la loi. Votre demande d’accès ou de rectification doit être transmise au Responsable de protection des renseignements personnels aux coordonnées qui se trouvent à la Section 11 et sera traitée au plus tard dans les trente (30) jours suivants la date de réception de votre demande écrite.
Droit de retirer votre consentement; vous pouvez retirer votre consentement à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés par Axelys pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l’administration de ses produits et services.
Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos Renseignements personnels pour une finalité relative à la gestion et l’administration des produits et services sans mettre fin à relation d’affaires.
Toute demande de retrait de consentement doit être communiquée au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la Section 11.
Droit de déposer une plainte : Toutes question à l’égard de vos Renseignements personnels ou plaintes à la suite du non-respect des principes énoncés dans la Politique devront être acheminées au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la Section 11.
10. Mise à jour de la politique
Cette Politique peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité avec la loi et de tenir compte de tout changement au processus de collecte des Renseignements personnels. Axelys recommande à ses utilisateurs de vérifier la Politique de temps à autre pour s’assurer qu’ils sont informés de toute mise à jour.
11. Contact
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d’assurer la protection de vos Renseignements personnels.
Les coordonnées sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
rp@axelys.ca
1405, boul. du Parc-Technologique, 2e étage
Québec (Québec) G1P 4P5
Toute demande sera prise en compte et traitée en tout respect. La réponse à votre demande sera impossible si les Renseignements personnels ne sont plus conservés par Axelys.